XRechnung in WooCommerce: Komplettleitfaden zum deutschen B2G-Format

Wenn Ihr WooCommerce-Shop an deutsche Bundes- oder Landesbehörden, Ministerien oder andere öffentliche Stellen verkauft, werden einfache PDF-Rechnungen seit November 2020 nicht mehr akzeptiert. Sie brauchen XRechnung — das deutsche, EN-16931-konforme XML-Format für die B2G-Rechnungsstellung. Dieser Leitfaden erklärt, was XRechnung ist, wann Sie es einsetzen müssen und wie Sie aus WooCommerce konforme Rechnungen erzeugen.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist die deutsche Umsetzung der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnung, herausgegeben und gepflegt von KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Anders als ZUGFeRD, das ein Hybrid aus PDF/A-3 und XML ist, ist XRechnung reines XML. Es gibt keine PDF-Hülle — die Rechnung ist die XML-Datei.

XRechnung unterstützt zwei gleichwertige Syntaxen:

• UBL (Universal Business Language) — die Standardsyntax in PEPPOL und den meisten EU-Ländern.
• CII (Cross Industry Invoice) — die in Deutschland und in ZUGFeRD genutzte Syntax.

Beide Syntaxen werden von allen deutschen Rechnungseingangsplattformen akzeptiert; die Wahl hängt von der Empfängerpräferenz und davon ab, ob Sie über PEPPOL versenden. Aktuell ist Version XRechnung 3.0.x (Stand 2026).

Wann brauchen Sie XRechnung?

XRechnung ist Pflicht für B2G-Rechnungen über 1.000 € an deutsche Bundesbehörden. Die Pflicht trat am 27. November 2020 in Kraft — sie ist seit Jahren in Anwendung und wird durchgesetzt.

Auf Landesebene (Bundesländer) gelten zusätzliche Regeln: einige Länder (Bremen, Hamburg, Berlin) haben strengere Schwellenwerte — mitunter unabhängig vom Rechnungsbetrag. Wenn Sie an Behörden mehrerer Bundesländer verkaufen, prüfen Sie das jeweilige Landesportal auf die spezifische Regelung.

Für B2B-Rechnungen ist XRechnung nicht zwingend — aber es ist eines der zulässigen Formate unter dem deutschen Wachstumschancengesetz, das ab Januar 2027 strukturierte B2B-E-Rechnungen vorschreibt. Die meisten B2B-Verkäufer setzen ZUGFeRD oder Factur-X ein, weil beide eine menschenlesbare PDF-Darstellung enthalten.

UBL vs. CII: Welche Syntax sollten Sie nutzen?

Die beiden Syntaxen tragen dieselben Daten und werden gegen dieselben EN-16931-Regeln validiert. Die praktische Empfehlung:

• CII einsetzen, wenn Sie über deutsche Behördenplattformen (ZRE, OZG-RE) einreichen und der Empfänger nichts anderes vorgegeben hat. CII ist die deutschland-eigene Syntax und ist mit ZUGFeRD geteilt — das vereinfacht die Werkzeugkette.
• UBL einsetzen, wenn Sie über PEPPOL versenden oder ein Empfänger es ausdrücklich verlangt. UBL ist auch die dominante Syntax in anderen EU-Ländern (Belgien, Niederlande, Italien PEPPOL).

invoice9 unterstützt beide Syntaxen nativ und erlaubt eine Voreinstellung pro Käufer.

Wie XRechnung übertragen wird: Empfangsplattformen

XRechnung ist ein Format, kein Übertragungsweg. Der deutsche öffentliche Sektor nimmt XRechnung über mehrere Wege entgegen:

• ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) — die zentrale Plattform für Bundesbehörden.
• OZG-RE — für andere öffentliche Stellen unter dem Onlinezugangsgesetz.
• Landesportale — viele Bundesländer betreiben eigene Plattformen.
• PEPPOL — zunehmend akzeptiert, vor allem für grenzüberschreitende B2G-Rechnungen.
• E-Mail mit XML-Anhang, wo der Empfänger es zulässt.

invoice9 erzeugt die XML; die Übermittlung übernimmt der Händler selbst (oder sein PEPPOL-Access-Point-Anbieter). Diese Trennung ist bewusst — so kann dieselbe erzeugte Datei über den jeweils vom Empfänger geforderten Kanal versendet werden.

Pflichtfelder: die Leitweg-ID

Das wichtigste XRechnung-spezifische Feld ist die Leitweg-ID — eine Routing-Kennung, die den deutschen Empfangsplattformen mitteilt, an welche Stelle die Rechnung zugestellt werden soll. Beispielformat: 04011000-1234512345-06.

Käufer geben Ihnen ihre Leitweg-ID bei Auftragserteilung. In der XRechnung-XML steht sie im Feld BT-10 BuyerReference. Ohne sie wird die Rechnung an der Empfangsplattform abgewiesen.

Weitere Pflichtfelder zusätzlich zur EN-16931-Basis:

• USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31)
• Zahlungsbedingungen (BT-20) — auch ein kurzer Text ist Pflicht
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum
• Steueraufschlüsselung pro USt-Satz

Wie WooCommerce-Shops XRechnung erzeugen

Die Pipeline hat drei Stufen:

1. Mapping der WooCommerce-Bestelldaten auf ein EN-16931-konformes Rechnungsobjekt.
2. Serialisierung in CII- oder UBL-XML, mit Anwendung der XRechnung-CIUS-Regeln (Core Invoice Usage Specification).
3. Validierung gegen das geschichtete Schematron (EN-16931-Basis + XRechnung-CIUS), bevor die Datei das System verlässt.

Die meisten WooCommerce-Rechnungs-Plugins auf dem Marketplace bleiben bei Schritt 1 stehen (PDF-Erzeugung) oder erledigen Schritt 2 nur für CII. invoice9 unterstützt beide Syntaxen nativ, validiert gegen das Schematron, bevor die Datei zurückgegeben wird, und bietet Speicherung der Leitweg-ID pro Käufer in den Bestellmetadaten.

GoBD und 10-jährige Aufbewahrung

Die deutschen GoBD-Vorschriften (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen:

• 10 Jahre Aufbewahrung jeder ausgestellten Rechnung.
• Unveränderbarkeit nach Versand.
• Fortlaufende Nummerierung (Lücken sind nach UStAE 14.5 Abs. 10 ausdrücklich erlaubt — „lückenlos" ist Marketingsprache, keine gesetzliche Vorgabe).

invoice9 speichert erzeugte XML- und PDF-Artefakte im WordPress-Uploads-Verzeichnis hinter einem verzeichnislisting-geschützten Pfad; die abgelegten Dateien werden inhaltsgehasht, um Manipulationen erkennbar zu machen. Die fortlaufende Nummerierung folgt der WooCommerce-Bestellnummer-Regel, wie sie konfiguriert ist.

Schematron-Validierung

XRechnung wird gegen ein geschichtetes Schematron validiert:

• EN-16931-Basisregeln — die europäische Norm.
• XRechnung-CIUS — deutschlandspezifische Geschäftsregeln (Leitweg-ID-Format, verpflichtende Zahlungsbedingungen usw.).

Häufiger Fehler vor dem Go-live: Die Leitweg-ID ist vorhanden, aber im falschen Feld, oder die Prüfsumme ist falsch. Das Schematron erkennt beides. invoice9 führt die Validierung durch, bevor die Datei zurückgegeben wird — bei einem Fehler erhalten Sie eine strukturierte Fehlermeldung mit Verweis auf das konkrete BT-/BG-Feld statt einer stillen Ablehnung drei Tage später.

Häufige Fehler

• CII an einen UBL-only-PEPPOL-Empfänger senden. Manche Käufer akzeptieren nur eine Syntax — vor dem Versand klären.
• Ungültiges Leitweg-ID-Format. Falsche Prüfsumme oder fehlende Bindestriche führen zur Validierungsabweisung.
• Leeres BT-1 (Rechnungsnummer). Pflicht, auch wenn die WooCommerce-Bestellnummer noch nicht zugewiesen ist.
• Datumsformat-Fehler. XRechnung verlangt ISO 8601 (JJJJ-MM-TT); das deutsche TT.MM.JJJJ gehört nur in menschenlesbare Textfelder, nicht in Datumsfelder.
• Fehlende Steueraufschlüsselung pro Satz. Bei Bestellungen mit gemischten USt-Sätzen muss jeder Satz seinen eigenen Zwischensummen-Eintrag haben.

Inbetriebnahme-Checkliste in 6 Schritten

1. Pflichtumfang klären: Verkaufen Sie an Bundes-, Landes- oder beide Behördentypen? Schwellenwerte des jeweiligen Bundeslands prüfen.
2. Plugin wählen, das beide Syntaxen unterstützt (UBL und CII). Single-Syntax-Plugins zwingen Sie, das falsche Format zu senden, wenn ein Käufer die andere verlangt.
3. Verkäuferdaten konfigurieren: USt-IdNr., IBAN, BIC, Firmenanschrift. invoice9 hat einen dedizierten Deutschland-Einstellungsbereich.
4. Leitweg-ID pro Bestellung erfassen. Entweder über ein WooCommerce-Checkout-Feld oder über kundenspezifische Rechnungsmetadaten.
5. Testrechnung erzeugen und validieren gegen den offiziellen KoSIT-XRechnung-Validator vor dem Go-live.
6. Übertragungskanal wählen (ZRE, OZG-RE, PEPPOL oder E-Mail) und end-to-end mit einem bekannten Empfänger testen.

Häufige Fragen

Brauche ich auch ZUGFeRD?

Wenn Sie sowohl an private B2B-Kunden als auch an die öffentliche Hand verkaufen: ja. B2B-Kunden bevorzugen in der Regel ZUGFeRD oder Factur-X (mit menschenlesbarer PDF-Darstellung), während B2G zwingend XRechnung sein muss.

Kann ich XRechnung an private B2B-Kunden senden?

Ja. XRechnung ist ein vollwertig zulässiges B2B-Format — es ist nur weniger komfortabel zu lesen, weil es reines XML ist. Viele B2B-Buchhaltungssysteme (DATEV, lexoffice, sevDesk) verarbeiten es direkt und problemlos.

Wer übermittelt die Rechnung tatsächlich?

Sie — oder Ihr PEPPOL-Access-Point-Anbieter. invoice9 erzeugt die Datei; die Übermittlung ist bewusst getrennt. Dadurch können Sie dieselbe Datei über E-Mail, ZRE, OZG-RE und PEPPOL versenden, ohne sie neu erzeugen zu müssen.

Was kostet invoice9 für deutsche B2G-Shops?

Die Tarife starten bei 5 $ pro Monat oder 50 $ pro Jahr. ZUGFeRD, XRechnung UBL, XRechnung CII und Factur-X sind in jedem kostenpflichtigen Tarif enthalten.

Ich verkaufe sowohl auf Shopify als auch auf WooCommerce. Brauche ich unterschiedliche Setups?

invoice9 ist auf beiden Plattformen verfügbar. Dieselbe XRechnung-Pipeline (CII + UBL + Schematron) treibt beide Shops, sodass ein B2G-Käufer, der über mehrere Kanäle bestellt, formatgleiche Rechnungen erhält.